La mission

Voici un petit récap de ce que nous souhaitons faire avec l’asso. C’est une mission qui demande surtout de se pencher sur infomaniak et d’y créer un modèle de newsletter dicilà qu’on pourrait réutiliser par la suite.

Nous voudrions passer donc à infomaniak pour l’hébergement/gestion d’adresses mails/newsletters.

  • Pour les questions d’hébergement, Mathieu (notre informaticien) veut bien s’occuper de déménager notre nom de domaine ou DNS si j’ai bien compris, mais n’a pas le temps de gérer la question du formulaire de préférences pour recevoir nos actus.

  • Pour la question gestion d’adresse mail on aimerait faire un formulaire sur infomaniak pour que les gens s’y inscrivent par eux même, qu’on pourrait intégrer sur notre prochaine actus qui s’appellerait “veux tu recevoir encore nos infos?” pour que les gens puissent rentrer leurs préférences et s’inscrire sur cette nouvelles listes de contacts avec des tags ou ou groupes différents (pour choisir si il y a la volonté de recevoir toutes nos infos ou juste une partie). On aimerait ensuite mettre ce même formulaire en accès sur notre site par exemple sur notre page contact

La question qu’on se pose (et où ça demanderait de fouiller sur le site) : est-ce que infomaniak accepte qu’on fasse une formulaire chez eux si on n’a pas encore déménagé notre nom de domaine ? est-ce qu’il faut avoir un nom de domaine chez eux pour pouvoir gérer cette histoire d’envoi de newsletter/et gestion d’adresses mails ?

Le message qu’on enverrai sur mailchimp ressemblerait à ceci (pour te donner une idée de ce qu’il nous faudrait pour que ça renvoie à une inscriptions sur infomaniak):

Bonjour,

La Compagnie fait son ménage de printemps!! Pour épargner vos boîtes mails et la banquise, on nettoie notre base de contacts, et on change d’hébergeur ! Voulez-vous encore recevoir nos nouvelles ? ( !!!! Si vous ne répondez pas, vous ne recevrez plus nos infos !!!!! )

Formulaire

  • Je ne souhaite plus recevoir vos infos,
  • Je veux recevoir TOUTES les infos de Dicilà
  • Je veux recevoir les infos SPECTACLES de Dicilà (LaLa’itou, Messejana…)
  • Je veux recevoir les infos ATELIERS de Dicilà (Chorales, Chœur Mobile et autres projets participatifs)
  • Je veux recevoir les infos RADIO-PODCAST de Dicilà (Ce Qui Nous Chante…)
  • Mon département : xxx

Votre réponse est nécessaire. !!! Un grand merci !

Ensuite à la fin de nos “newsletters”, on proposerait toujours de :

“Vous désabonner de “Les infos ATELIERS de Dicilà” Gérer ses abonnements”

Il faudrait donc qu’on créer une page de confirmation quand on clique sur “se désabonner”, qu’on mettra à la suite de nos newsletters, comme ceci : exemple désabonnement sur le blog d’un autre pédagogue de Circles Song qui s’appelle Gael Aubrit

Et une page pour gérer ses préférences d’abonnements (surtout si on nous on rajoute des nouvelles préférences : par exemple “Les nouvelles de Dicilà dans le 29” : exemple de la page pour gérer ses abonnements sur le blog de Gaël Aubrit.

Question hebergeur gestion listing :

Pour l’instant tous nos contacts sont sur mailchimp. Et on a payé pour ce mois-ci mois (45€ je crois..) pour pouvoir envoyer une actu en urgence et aussi renvoyer un mail à tout le monde si besoin pour expliquer qu’on change d’hébergeur, et d’envoyer le formulaire. C’est pour ça qu’on aimerait régler tout ça pour ne pas devoir payer plusieurs mois pour rien.

Il y a donc plusieurs stratégies à aborder :

Option A :

On envoie une newsletter à tous nos contacts avec mailshimp, comme ça on s’est que ça ne va pas dans leur spam, et on mets en objet “Voulez-vous encore recevoir nos nouvelles ?” On y insère dedans un formulaire INFOMANIAC, où il y a seulement l’option de s’inscrire.

Ccl : J’imagine que sur nos 1500 contacts, peu de gens vont prendre le temps de s’abonner. Et donc on va diminuer d’au moins par 2, par 4 voir plus notre nombre d’abonnés…après c’est le jeu. On peut renvoyer un rappel grâce à Mailchimp 10 jours après aux gens qui n’ont pas ouvert la newsletter. Point positif : ça fait un vrai tri dans notre carnet d’adresse et on repart sur un listing auprès d’infomaniac de gens qui recoivent et lisent nos actus, et donc moins de pollutions de mails non-lus dans plein de boîtes mails. Sachant que pour te dire : j’ai fait un tri déjà de pas mal d’adresses qui n’avaient pas ouvert nos mails depuis 1 an, en les supprimant de mailchimp + ceux qui s’étaient désabonnés, j’ai déjà supprimé plus de 700 contacts.

Option B

Suite au retour de Perrine, l’option B mènerait au blocage du compte pour spam, on abandonne donc cette option

On rentre tous nos contacts dans INFOMANIAC. On envoie une belle newsletter depuis INFOMANIAC avec ce formulaire avec l’option en plus de pouvoir “se désabonner”. Puis en demandant à certains de nos contacts qu’on connaît, on essaye de savoir si cette nouvelle newsletter va dans les spams des gens. Si oui, on envoie un mail depuis Mailchimp en expliquant d’aller voir leur spam, car c’est le dernier mail qu’ils vont recevoir de la compagnie sinon.

Cahier des charges

  • On veut ici une Newsletter segmentée, par thème/tags et par département
  • Intégration du formulaire d’inscription sur une page web. Ce formulaire doit contenir un champs mail, un champs département et un choix des newsletters souscrites. Il doit être accessible après l’inscription pour permettre à l’user d’éditer ses préférences en autonomie, via une “Page de gestion des abonnements”
  • L’envoi d’une newsletter doit être simple et rapide. Cette newsltter doit être personnalisable, et permettre la création d’un thème réutilisable facilement
  • Chaque mail doit contenir un lien de désinscription, et un lien pour éditer ses préférences d’abonnement
  • Désincription avec une page de confirmation (pour éviter les désabonnement pas les bots Google)
  • Migration de Mailchimp vers Infomaniak sans que les mails attérissent dans les spam

Test de Infomaniak

Présentation du service

Vidéo de l’entreprise:

Premières impressions

  • Très bonne interface, entièrement en français
  • Bons choix technologiques
  • Support utilisateur d’apparence sérieuse
  • Offre claire, tarifs plutôt explicite
  • Hébergement éthique et respectueux de la vie privée

Premiers tests:

Importation de contacts

L’importation de contacts peut se faire en masse via un fichier CSV

Mailchimp permet l’export, mais une migration de cette manière provoque

Activation d’une newsletter

Test OK, voir ici

Voici les conditions d’utilisation du service:

La violation de nos conditions générales peut entrainer la suspension du compte:

Tout envoi doit se faire avec le consentement explicite du ou des destinataires. Ces derniers doivent donc impérativement vous avoir donné la permission écrite ou électronique de les contacter par email via le modèle double Opt-in.

Tout envoi doit permettre au(x) destinataire(s) de se désinscrire.

Les contenus suivants ne respectent pas nos conditions générales:

  • contenu à caractère sexuel ou pornographique
  • contenu destiné à vendre des biens ou services illégaux
  • contenu dont vous n’avez pas reçu l’autorisation pour l’utiliser
  • contenu contraire au droit suisse et international en vigueur
  • contenu destiné à récolter des informations personnelles sensibles

Nos conditions générales n’autorisent pas l’utilisation de listes d’adresses email achetées ou louées et il est interdit d’envoyer du contenu qui peut être interprété comme du SPAM

Le ou les propriétaires du ou des noms de domaine utilisés sont juridiquement responsables.

En cliquant sur Accepter, vous certifiez avoir lu et compris nos conditions générales.

Création d’un mail à envoyer

Test OK, voir mails envoyés

  • Des templates sont proposées
  • Lien de désinscription ajouté automatiquement
  • L’envoi de mails de test fonctionne même sans crédit

Formulaire d’inscription

Infomaniak propose la création de formulaire avec une page de confirmation, test réalisé ici:

(Les couleurs, le texte et les champs affichés sont personnalisables)

Voulez-vous recevoir nos nouvelles ?

La Compagnie fait son ménage de printemps!! Pour épargner vos boîtes mails et la banquise, on nettoie notre base de contacts, et on change d'hébergeur ! Si vous ne vous inscrivez pas, vous ne recevrez plus nos infos!
Votre adresse de messagerie est uniquement utilisée pour vous envoyer notre lettre d'information ainsi que des informations concernant nos activités. Vous pouvez à tout moment utiliser le lien de désabonnement intégré dans chacun de nos mails.

https://newsletter.infomaniak.com/webforms/designer/14408

Reste à voir comment réaliser la segmentation

Segmentation / abonnement à certaines listes seulement

Status: cette partie est en attente d’un retour d’Infomaniak. Voir ces notes sur le sujet

L’idée est de permettre à une personne de ne recevoir que les infos sur un thème précis ET/OU correspondant à son département.

Il faut de plus que ces paramètres soient gérés au moment de l’insciption via un formulaire ET permettre à l’abonné·e de modifier ses paramètres en autonomie.

Après avoir fait le tour de l’interface, voici ce qui en ressort:

Infomaniak permet seulement de rassembler les contacts dans des “ Listes de contacts”, qu’on peut comparer à des dossiers. Un formulaire correspond à l’inscription à une seule Liste de contact. Il n’est pas possible de s’abonner à plusieurs listes depuis un seul formulaire, sauf en passant par une bidouille que je n’ai pas le temps de détailler ici, je préfère avoir la confirmation de infomaniak que ça n’est pas possible via leurs outils avant ça.

Il est possible d’ajouter manuellement un champs personnalisé (le département par exemple) à chaque contact. MAIS il faut le faire manuellement depuis l’administration de la liste (ce qui induit un travail de saisi régulier et fastidieux) et l’abonné·e ne peut pas éditer ces champs personnalisés

De plus, ce champs personnalisé ne peut être comparé aux Tags chez Mailchimp puisque lors de l’envoi d’une newsletter, les contacts ne peuvent être sélectionné que sur la base de la “Liste de contacts” à laquelle ils appartiennent. En clair, pas de Tags ou autres méthode pour gérer finement la selection de ces contacts lors de l’envoi

Demandes sur le sujet effectuées et restées sans suite ces 2 dernières années :

Sur le sujet segmentation / ajout de champs personnalisés (tags, thèmes ou nom de newsletter):

Sur le thème “Gestion des abonnements” en autonomie, demande effectuée il y a deux ans pour l’instant sans réponse:

Documentation officielle:

Retour du support de Infomaniak

Le support me confirme qu’il n’est pas possible pour l’instant de segmenter tel qu’on le voudrait, ni d’avoir une page abonné·es pour gérer ses abonnement en autonomie. Mais: une refonte globale de l’outil newsletter d’Infomaniak est en cours, notre cas d’usage a été entendu et sera pris en compte. Un ticket a été ouvert (numéro #INK-PPW-61251-828) et je recevrai un mail dès qu’il ya du nouveau
Il serait peut-être possible d’étudier leur API pour contourner cette limitation mais cela représente beaucoup de travail, restera fragile (l’API est en beta) et ce problème sera peut-être résolu prochainement par Infomaniak sans qu’on doive produire ce travail nous-même. Attendons

Retour suite à un regard sur Mailchimp

Les données demandées à l’abonné·e jusqu’à maintenant pourraient être plus utiles: le nom de sa ville de résidence est difficilement utilisable (où se situe donc La-chapelle-talendac? Comment traiter les noms de ville mal otrhographiés?) et je conseillerai plutôt de demander le code postal en priorité.
Par exemple, le code postal pourrai permettre à terme d’envoyer un mail concernant un évènement à Redon aux personnes du 44+35+56 tout en épargnant les personnes du 29+22.
Notons que les gens peuvent déménager ou partager leur vie entre plusieurs lieux, mais c’est une autre histoire que de prendre ça en compte pour l’instant et penser la com sur la base d’un code postal (et/ou plusieurs codes postaux) est une bonne première étape

Édition des DNS chez Ionos

Objectif: permettre l’utilisation de l’outil newsletter d’Infomaniak en parallèle de Mailchimp, pour faire de premiers tests et en attendant un transfert complet

Infomaniak fourni des entrées DNS, et le nom de domaine compagniedicila.fr est géré par IONOS, dont l’interface permet d’ajouter ces entrées.

À première vue, aucune des entrées DNS ne fait doublon ou ne porte le même nom. Il semble possible d’ajouter les entrées fournies par Infomaniak sans qu’elles n’entrent en conflit avec celles dejà présente chez IONOS.

Cependant, une erreur à cet endroit peut mettre les services hors-ligne pendant un petit moment, et les DNS n’étant pas ma spécialité je souhaite un autre avis avant de les ajouter

Pour info, voici les pages où ça se joue:

Passer de IONOS à Infomaniak pour la gestion du nom de domaine

L’infra actuelle est complexe (Mailchimp, IONOS, Infomaniak) et il ya volonté de rationnaliser les outils.

Cela passera sûrement par le passage de IONOS à Infomaniak, qui a toute compétences pour faire ce travail.

Cela ne sera cependant possible qu’une fois Wordpress migré vers Infomaniak

Voici la documentation adéquate: https://faq.infomaniak.com/1814

Prochaines étapes

  • Voir avec Mathieu s’il est possible d’ajouter les DNS d’Infomaniak à ceux existant, pour pouvoir utiliser les deux outils en parallèle le temps de la migration. Les références DNS nécessaires sont visibles depuis le profil Infomaniak de la compagnie.
    Je suis connecté à l’administration du domaine chez IONOS, en attente de validation par Mathieu avant d’ajouter les entrées DNS pour activer la newsletter de Infomaniak
    Notons qu’il faut parfois attendre 48/72h pour qu’une mise à jour des DNS soit bien prise en compte par l’ensemble d’internet, précipiter l’envoi d’un mail pendant ces 72h peut avoir des conséquences imprévisibles et qui me sont inconnues.
  • Penser la structuration des contenus pour permettre l’envoi de newsletters non segmentés, puisque Infomaniak ne le permet pas encore, tout en permettant aux abonné·es de trouver l’info qu’il leur faut.
    À mon humble avis, les newsletters c’est ce qui se fait de mieux pour toucher de nombreuses personnes, direct dans leur boite mail.
    Cependant la réception et l’affichage de cette newsletter dépend de paramètres hors de notre contrôle: les images seront affichées ou non, le contenu HTML sera potentiellement filtré, les différentes pièces jointes peuvent être détectées comme autant de virus, classement dans les spam selon des critères complexes, etc.
    De plus, un contenu envoyé par mail ne peut pas être mis à jour.
    L’idéal selon moi est donc une newsletter succinte et bien structurée qui renvoi vers une ou plusieurs pages du site web, même si cela demande de publier ces pages en amont: cela permet d’avoir un contrôle fin sur la manière dont s’affichent les infos chez tout le monde (qu’importe l’outil utilisé: ordi, android, iphone, outlook, webmail de chez laposte, etc), et d’avoir une seule source d’information à maintenir plutôt que de batailler avec les mises à jour et erratum sur les différents canaux (mail, site, FB, SMS, groupes Signal, whatsapp, agendas en ligne, communication sur papier etc).
    Le concept de Single Source of Truth est bien utile ici et permet de briller en société (ou de passer pour quelqu’un de pédant et mettre fin à n’importe quelle discussion, super pratique! ;)
  • Créer un formulaire d’abonnement – voir ces notes. Celui-ci peut être l’occasion de glaner des informations potentiellement utiles plus tard, comme les thèmes qui interessent l’abonné·e, et, plus important selon moi, son code postal (voir ces notes sur le sujet) etc. Il vous faut décider quelles informations sont obligatoires au moment de l’inscription et celles qui sont facultatives
  • Intégrer le formulaire au site web de la compagnie
  • Tester ce formulaire
  • Acheter des crédits Infomaniak
  • Rédiger une newsletter de test
  • Faire un premier test avec quelques abonné·es
  • Tester la bonne reception des premières newsletters: classé comme spam ou non, bon encodage des caractères, présence d’un lien de désinscription etc
  • Créer un modèle de newsletter dédié à la compagnie
  • Utiliser Mailchimp pour inviter les abonné·es actuelles à souscrire à cette nouvelle newsletter
  • Souffler un peu et attendre de voir si des retours négatifs remontent après quelques utilisations
  • Supprimer le paiement de Mailchimp
  • Sur la page d’accueil de Infomaniak, voir ce que signifie «Profil “sécurité faible”». Il sera sûrement proposé d’utiliser la “double authentification” en ajoutant un numéro de téléphone. Selon moi il faut éviter: un bon mot de passe devrait suffire, et éviter de jongler avec les SMS de validation et ainsi faciliter la gestion de la liste par plusieurs personnes. À vous de voir à l’usage

Dans un futur moins proche:

  • Attendre d’avoir des nouvelles de Infomaniak concernant la segmentation

  • Attendre d’avoir des nouvelles de Infomaniak concernant la page de gestion des abonnement en autonomie

Ressources utiles